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淺談項目管理軟件的竅門

2020/8/6 9:01:38 |  45次閱讀 |  來源:網友轉載   【已有0條評論】發表評論

新型的項目管理程序會專注在提供十分優秀的功能,是一次又一次的你確需要和想要去用的,把那些系統膨漲的功能拿走,多數人就無需要去用了。其它的工具就保留著大量可修改,和在公司中可靈活使用的功能。無論你現時的工具是怎樣,我猜在選單的對象中仍然有些加載的功能,是你從未曾點擊過的!

  你知道你的項目管理軟件有多好嗎?我猜你會覺得你知道了所有的功能,但現實中普遍的項目經理,只用上了少半工具中所給予的功能。知道如何使用你項目管理軟件的所有功能,會讓你更容易的去安排你的項目。這些竅門會幫助你,更快的制定你的計劃,和幫助你能真正飛越你的項目管理任務!

  1. 更新人力資源日程

  資源日程展示出你人力資源的標準(預載)工時,就如9am5pm,星期一到星期五。它們亦會顧及假期的非工作時間,如春節假期。

  當你在執行項目資源計劃時,很重要的是要把非工作時間也考慮進去,所以更新人力資源日程是精粹。你需要考慮到并非每個人都像你一樣的地方假期,特別是如果你在國際性或者分散性的團隊中。用你的人力資源日程去制定國家性的專門假期,這會幫助你能避免,在他們正常不在辦公室時,分配任何工作給海外的人力資源。

  如果你喜歡,讓你的人力資源能接觸去管理他們自己的日程。這樣的好處是他們能把他們自己的放假時間加進去,并且幫助你作項目安排。

  2. 使用提醒

  當有事發生時,項目管理軟件可以電郵提醒給你。很多人很擔心的是這種「公眾媒體」功能上會有數據超載,或者是他們不能控制接收數據的數量。當然,這是不正確的,你可以把關上的提醒打開,這樣你就可以巧妙地控制你所發出的數據了。

  提醒可以制定來告訴你,任務已經完成、剛開始或者是超時了。自定義適合你需要的提醒,比一起避開它們更好。

  3. 個性化屏幕

  改變顏色、加上你公司的標志或者上載你項目團隊成員的照片,很多項目經理并不意識到,當要作個性化時,他們網上項目管理軟件是可以如何的靈活。

  項目團隊個性化的經驗,通常都只會變得更好!有趣的是,看到你的同事在他們評論的對象旁彈出一幅圖像。當你可以看到和你說話的是誰,這讓協作的努力看來會少些困難!

  4. 創建網上活頁夾

  文件儲存是任何項目信息策略中很重要的部份,你需要在一瞬間就能把文件找出來,這意味著要創建一個適合你的存盤系統,建立活頁夾,并善用它們。

  用樣要善用預載的活頁夾,例如,收件夾(out-of- the-boxfolders)可以自動設定來儲存,你在系統中建立的文件副本,很好的例子是以一個文件來儲存所有你的項目報表,而并非是儲存項目進度信息的報表,或者是在一個與該月完成了的工作的活頁夾中,為所有你的報表建立起活頁夾。然后如果你再不需把它們找出來,這就容易了—它們所有都可以放在一個地方。在你系統中自動執行的好處,是你甚么都不用做,就能移動報表!

  5. 工作及匯報

  你是否知道,你可以在背后作報表的嗎?你不需要盯著屏幕,去等候你的報表過程。當產生報表通常是甚為實時的,如果你要從一個大型項目中抽出數據來,或者要求系統送回很多行復雜信息,這要用上好一會。

  當你報表運作中,并很著要做一些工作時,從屏幕中瀏覽,你會注意到,當你的報表完成后,你就可以繼續做了。

  6. 學會有關功能帶

  功

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